Poetry In Voice/Les voix de la poésie
Politique et procédures en matière de lutte contre la discrimination et le harcèlement
Énoncé de politique - Objectif et principes
Poetry In Voice/Les voix de la poésie (PIVLVP) s’engage à favoriser un environnement sûr, sain et positif, exempt de discrimination et de harcèlement - un lieu de travail et une organisation où toustes les employé·e·s, actionnaires, entrepreneur·ice·s, bénévoles, contributeur·ice·s aux programmes, participant·e·s aux programmes et visiteur·euse·s sont traité·e·s avec respect et dignité.
La Loi canadienne sur les droits de la personne offre une protection contre la discrimination et le harcèlement fondés sur les motifs interdits suivants : la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la situation familiale, le handicap, les caractéristiques génétiques ou une condamnation ayant fait l’objet d’un pardon.
Champ d’application de la présente politique
Poetry In Voice/Les voix de la poésie ne tolère aucune discrimination ni aucun harcèlement. Cette politique s’applique aux employé·e·s, y compris toustes les employé·e·s actuel·le·s de Poetry In Voice/Les voix de la poésie – employé·e·s à temps plein et à temps partiel, occasionnel·le·s, contractuel·le·s, permanent·e·s et temporaires, ainsi qu’aux candidat·e·s à l’emploi. Cette politique s’applique également aux autres actionnaires des Voix de la poésie (LVP), y compris les membres du conseil d’administration, les contractant·e·s, les organisations partenaires, les contributeur·ice·s au programme et les participant·e·s au programme.
Cette politique s’applique aux incidents, risques ou menaces de discrimination ou de harcèlement qui affectent l’environnement de travail des Voix de la poésie et se produisent sur place ou à l’extérieur, ou sur d’autres sites de travail et de prestation de programmes en rapport avec Les voix de la poésie.
Les employé·e·s et les actionnaires qui se révèlent avoir discriminé ou harcelé une autre personne dans le cadre de leur rôle et de leurs responsabilités d’employé·e peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires et/ou d’une plainte en justice. Cette politique s’applique à toute personne qui : interfère dans la résolution d’une plainte pour discrimination ou harcèlement ; exerce des représailles à l’encontre d’une personne ayant déposé une plainte pour discrimination ou harcèlement ; ou dépose une plainte infondée pour discrimination ou harcèlement dans l’intention de causer un préjudice.
Cette politique s’applique à tous les comportements liés d’une manière ou d’une autre au travail, y compris les réunions sur site et hors site, l’exécution de programmes, la formation et les voyages d’affaires.
Définitions
Le harcèlement comprend le harcèlement sexuel ou personnel.
La définition du harcèlement dans le cadre de cette politique comprend :
1) Tout commentaire, comportement, geste, action ou affichage inapproprié de la part d’une personne envers un membre de la communauté des Voix de la poésie qui soit :
a) est fondé sur les motifs de distinction illicite suivants : race, origine nationale ou ethnique, couleur, religion, âge, sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, état matrimonial, situation familiale, handicap, caractéristiques génétiques ou état de personne graciée.
OU
b) a un effet négatif sur le bien-être psychologique ou physique du membre de la communauté des Voix de la poésie et que la personne sait ou devrait raisonnablement savoir qu’il serait importun et qu’elle serait humiliée, intimidée ou offensée.*
*Pour qu’il y ait harcèlement aux fins du paragraphe 1(b), l’un ou l’autre des éléments suivants doit être établi :
i) des commentaires, conduites, gestes, actions ou affichages répétés ;
ii) une seule occurrence grave de commentaire, de conduite, de geste, d’action ou d’affichage qui a un effet nuisible et durable sur le membre de la communauté des Voix de la poésie.
2) tout geste, action, affichage, commentaire ou conduite d’une personne envers un membre de la communauté des Voix de la poésie qui :
a) est de nature sexuelle ;
ET
b) dont la personne sait ou devrait raisonnablement savoir qu’il est importun.
Le harcèlement ne se limite pas aux motifs interdits et peut inclure tout geste, action, affichage, commentaire ou conduite répétés qui ont un effet durable et nuisible. Les exemples incluent, mais ne sont pas limités à :
● offenser ou humilier quelqu’un physiquement ou verbalement ;
● menacer ou intimider quelqu’un ;
● faire des plaisanteries ou des commentaires importuns sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial, la situation familiale, le handicap ou l’état de personne graciée d’une personne.
Le harcèlement sexuel est :
● un comportement offensant ou humiliant lié au sexe d’une personne ;
● un comportement de nature sexuelle qui crée un environnement de travail intimidant, importun, hostile ou offensant ;
● un comportement de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement penser qu’il soumet le travail ou les possibilités d’emploi d’une personne à des conditions d’ordre sexuel ;
● les brimades ou les initiations ;
● l’affichage ou la distribution d’images ou de matériel sexuellement suggestifs ou désobligeants ;
● une conduite ou un langage désordonné ou abusif ;
● répandre des rumeurs ;
● les farces et plaisanteries mesquines ou dangereuses ;
● un comportement grossier, dégradant ou menaçant ;
● ou tout autre exemple identifié par Les voix de la poésie.
Responsabilités et attentes
Poetry In Voice/Les voix de la poésie est responsable de :
● fournir à toustes les employé·e·s et aux membres de la communauté des Voix de la poésie un lieu de travail et une expérience communautaire exempts de harcèlement.
Le comité consultatif est composé de trois membres bénévoles, élus par le conseil d’administration. Les membres du comité doivent se récuser en cas de conflit d’intérêts. Trois membres du conseil d’administration seront sélectionnés pour examiner une plainte.
Le comité consultatif est chargé de :
● veiller à ce que la présente politique soit appliquée de manière opportune, cohérente et confidentielle ;
● déterminer si les allégations de harcèlement sont fondées ou non ; et
● déterminer les mesures correctives appropriées lorsqu’une plainte pour harcèlement a été corroborée.
Le comité consultatif est chargé de :
● l’administration de cette politique ;
● revoir cette politique chaque année, ou selon les besoins ; et
● de procéder aux ajustements nécessaires pour s’assurer que cette politique répond aux besoins de l’organisation.
Les [superviseurs] sont chargés de :
● favoriser un environnement de travail exempt de harcèlement et donner l’exemple en matière de comportement approprié sur le lieu de travail ;
● communiquer le processus d’enquête et de résolution des plaintes pour harcèlement déposées par les employé·e·s ;
● traiter les situations de harcèlement immédiatement après en avoir pris connaissance, qu’une plainte pour harcèlement ait été déposée ou non ;
● prendre les mesures appropriées au cours d’une enquête sur le harcèlement, y compris séparer les parties à la plainte pour harcèlement, le cas échéant ; et
● veiller à ce que les situations de harcèlement soient traitées de manière sensible et confidentielle.
Les employé·e·s sont responsables de :
● traiter les autres avec respect sur le lieu de travail ;
● signaler les cas de harcèlement au membre du comité consultatif désigné ;
● coopérer à une enquête sur le harcèlement et respecter la confidentialité liée au processus d’enquête ;
Les employé·e·s peuvent s’attendre à :
● être traité·e·s avec respect sur le lieu de travail ;
● ce que le harcèlement signalé soit traité de manière rapide, confidentielle et efficace ;
● ce que leurs droits à une procédure équitable et à la confidentialité soient respectés au cours d’une enquête sur le harcèlement ; et
● être protégé·e·s contre les représailles pour avoir signalé un cas de harcèlement ou coopéré à une enquête sur le harcèlement.
Non-respect des règles
Les voix de la poésie peuvent prendre des mesures à l’encontre de toute personne dont les activités enfreignent la présente politique. Les actions entreprises peuvent inclure :
● des mesures disciplinaires pour les employé·e·s direct·e·s de LVP ;
● des actions en justice pouvant donner lieu à des poursuites pénales ou civiles.
Représailles et fausses plaintes intentionnelles
La politique interdit les actes de représailles, y compris les menaces, l’intimidation, les représailles ou les mesures défavorables à l’emploi à l’encontre d’une personne qui a déposé une plainte ou y a répondu.
Les plaintes intentionnellement fausses sont interdites. Il y a fausse plainte lorsqu’une personne falsifie délibérément des faits ou porte des accusations malveillantes sans se soucier de la vérité.
Les personnes qui ne respectent pas les règles ou qui ont déposé une plainte de mauvaise foi feront l’objet de mesures correctives, disciplinaires et/ou judiciaires appropriées.
Procédures de traitement d’une plainte pour harcèlement
Dépôt d’une plainte
Un employé peut déposer une plainte pour harcèlement en contactant un membre désigné du comité consultatif par courrier électronique, disponible sur le site web de Poetry In Voice/Les voix de la poésie.
L’employé doit être prêt à fournir des détails tels que ce qui s’est passé, quand cela s’est produit, où cela s’est produit, à quelle fréquence et qui d’autre était présent (le cas échéant).
Les plaintes doivent être déposées dès que possible et au plus tard dans l’année qui suit le dernier incident de harcèlement perçu, à moins que des circonstances ne l’en empêchent.
Les membres du comité consultatif désigné informeront par écrit la personne contre laquelle la plainte pour harcèlement a été déposée qu’une plainte pour harcèlement a été déposée. La lettre fournira également des détails sur les allégations formulées à l’encontre de la personne concernée.
Le comité consultatif confirmera la réception de la plainte au plaignant/à la plaignante par courrier électronique. Les ressources susceptibles d’être utiles au plaignant/à la plaignante lui seront également communiquées.
Tout sera mis en œuvre pour résoudre les plaintes pour harcèlement dans les plus brefs délais.
Si l’une des parties à une plainte pour harcèlement estime que la plainte n’est pas traitée conformément à la présente politique, elle doit contacter Tessa Griffin (tessa@poetryinvoice.ca).
Médiation
Lorsque cela est approprié et possible, les parties à la plainte pour harcèlement se verront proposer une médiation avant de procéder à une enquête sur le harcèlement.
La médiation est volontaire et confidentielle. Elle a pour but d’aider les parties à parvenir à trouver une solution mutuellement acceptable à la plainte pour harcèlement.
Le/la médiateur·ice sera une personne neutre, acceptée par les deux parties. Le/la médiateur·ice ne participera pas à l’enquête sur la plainte.
Chaque partie à la plainte a le droit d’être accompagnée et assistée pendant les séances de médiation par une personne de son choix.
Processus tenant compte des traumatismes
Les voix de la poésie reconnaissent qu’une personne qui a légitimement été victime de discrimination ou de harcèlement et qui est en train de déposer une plainte peut également subir un traumatisme en raison de ces circonstances.
Les voix de la poésie s’engagent à mettre en place un processus tenant compte des traumatismes, dans lequel le/la plaignant·e n’est pas indûment exposé·e ou rapproché·e de l’auteur·ice présumé·e du harcèlement jusqu’à ce que la situation soit résolue.
Enquête
Si la médiation est inappropriée ou ne résout pas le problème, une enquête sur le harcèlement sera menée. Toutes les enquêtes seront menées par des personnes qui ont la formation et l’expérience nécessaires. Dans certains cas, un·e consultant·e externe peut être engagé·e à cette fin. Le comité consultatif a le pouvoir d’engager un·e consultant·e externe, s’il estime qu’il s’agit de la solution la plus appropriée, à tout moment ; cette décision peut être prise avant ou après le début de l’examen de la plainte.
Le comité s’entretiendra avec la personne qui a déposé la plainte, la personne contre laquelle la plainte a été déposée et tous les témoins qui ont été identifiés. Toutes les personnes interrogées ont le droit de revoir leur déclaration, telle qu’elle a été enregistrée par l’enquêteur·euse, afin de s’assurer de son exactitude.
La commission examinera également tout document ou toute donnée susceptible de fournir un contexte supplémentaire. Si le comité décide qu’il n’y a pas assez d’informations pour prendre une décision, il recueillera d’autres informations, par exemple de la correspondance écrite, des images de caméras de sécurité, etc.
Le comité/l’enquêteur·euse préparera un rapport qui comprendra :
● une description des allégations ;
● la réponse de la personne contre laquelle la plainte a été déposée ;
● un résumé des informations recueillies auprès des témoins (le cas échéant) ; et
● une décision établissant si, selon la prépondérance des probabilités, le harcèlement a bien eu lieu.
Ce rapport sera soumis au conseil d’administration.
Plainte fondée
Si une plainte pour harcèlement est fondée, le comité consultatif décidera des mesures à prendre et les recommandera au conseil d’administration. Le conseil d’administration décidera d’adopter ou non les recommandations lors d’une réunion du conseil ou par vote électronique.
Les mesures de réparation pour l’employé·e victime de harcèlement peuvent inclure : des excuses orales ou écrites ; une compensation pour la perte de salaire ; une compensation pour la perte d’emploi, comme les congés de maladie, et une compensation pour les sentiments blessés.
Les mesures correctives pour l’employé·e reconnu coupable de harcèlement peuvent comprendre : une formation obligatoire, une lettre d’excuse officielle, une réprimande du conseil d’administration, une suspension, un transfert, une rétrogradation et/ou un licenciement.
Les deux parties à la plainte seront informées par écrit de la décision et recevront une copie du rapport.
Vie privée et confidentialité
Toutes les parties à une plainte pour harcèlement sont tenues de respecter la vie privée et la confidentialité de toutes les autres parties impliquées et de limiter la discussion d’une plainte pour harcèlement aux personnes qui ont besoin d’en être informées.
Revue
Poetry In Voice/Les voix de la poésie réexaminera cette politique et ces procédures chaque année, ou selon les besoins, et y apportera les ajustements nécessaires pour s’assurer qu’elles répondent aux besoins de toustes les employés.
Poetry in Voice/Les voix de la poésie s’assurera que ses employé·e·s immédiat·e·s reçoivent une formation adéquate en matière de lutte contre le harcèlement et la discrimination et que les membres de sa communauté élargie (contributeur·ice·s et participant·e·s au programme, entrepreneur·euse·s et bénévoles) ont accès à la politique et en sont conscient·e·s.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements concernant cette politique et les procédures connexes peuvent être adressées à Tessa Griffin (tessa@poetryinvoice.ca).